Правила за вътрешно подаване на сигнали за нарушения
І. Общи положения
Чл.1.(1) С тези правила се уреждат условията и редът за вътрешно подаване на сигнали и за последващи действия по тях в Лавена АД (Дружеството) в съответствие с разпоредбите на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН).
(2) Целта на правилата е да осигурят информация и увереност за защита на лицата, които подават сигнали или публично оповестяват информация за нарушения на българското законодателство или на актове на Европейския съюз, станали им известни при или по повод изпълнение на трудовите или служебните им задължения или в друг работен контекст.
Чл.2.(1) Сигналите за нарушения могат да се подават чрез:
- канал за вътрешно подаване на сигнали;
- канал за външно подаване на сигнали.
(2) Лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения, могат да избират начина за сигнализиране.
Чл.3. Защита по ЗЗЛПСПОИН се предоставя на:
1. сигнализиращо лице от момента на подаването на сигнала или публичното оповестяване на информация за нарушение;
2. лица, които помагат на сигнализиращото лице в процеса на подаване на сигнал;
3. лица, които са свързани със сигнализиращото лице и които могат да бъдат подложени на репресивни ответни действия поради сигнализирането;
3. юридически лица, в които сигнализиращото лице притежава дялово участие, за които работи или с които е свързано по друг начин в работен контекст.
Чл.4. (1) С вътрешна заповед се определя служител в Дружеството, който да отговаря за разглеждането на сигнали за нарушения.
(2). Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, следва да не е в конфликт на интереси за всеки разгледан случай.
ІІ. Вътрешен канал за подаване на сигнали
Чл.5. (1) Сигналът може да се подаде писмено или устно. Сигналът се подава до служителя по чл. 4.
(2) Писмените сигнали се подават чрез пощенска пратка, доставена от лицензиран пощенски оператор на адрес: гр. Шумен, 9700, кв. Индустриален, Лавена АД или чрез електронно съобщение по електронна поща, на адрес: signals@lavena.bg. Писмените сигнали се подават от подателя чрез попълване на формуляр по образец на Комисията за защита на личните данни. Актуална версия на формуляра е налична на интернет страницата на Комисия за защита на личните данни (https://www.cpdp.bg/). Към сигнала могат да се приложат всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в него твърдения, и/или позоваване на документи, в т. ч. посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация. При подаване на сигнал писмено, чрез пощенска пратка, под адреса на получателя се изписва текст „сигнал по ЗЗЛПСПОИН“. Пратката се предава незабавно на служителя по чл. 4 с опис, без да бъде отваряна. При получаване на писмен сигнал чрез пратка служителят по чл. 4 съставя протокол, с подробно описание на съдържанието на пратката. Протоколът е неразделна част от преписката по сигнала. Достъп до съдържанието на електронната поща се предоставя единствено на служителя по чл. 4.
(3) Устни сигнали се подават чрез телефон +359 850 147 или по искане на сигнализиращото лице, чрез лична среща, в рамките на установеното работното време на Дружеството, в уговорен между страните подходящ срок.
IІІ. Приемане и регистриране на сигнали
Чл. 6. Сигнал, който се подава устно, на лична среща или по електронна поща в свободен текст, се документира от служителя по чл. 4 чрез попълване на формуляр, при спазване на разпоредбата на чл. 15, ал. 2 от ЗЗЛПСПОИН. След попълване на изискуемата информация във формуляра на подаващият сигнал се предоставя възможност да подпише формуляра. Във формуляра се отбелязва отказ или съгласие за поставяне на подпис. В случай, че чрез подадения писмен сигнал, или електронно съобщение не може да се установят необходимите данни, за попълване на формуляра, служителят по чл. 4 поканва подателя на сигнала да попълни липсващата информация. Поканата се подава по същия начин, по който е постъпил сигналът.
Чл. 7. (1) В случай, че сигнал за нарушения на българското законодателство, в областите посочени в чл. 3 на ЗЗЛПСПОИН, или на посочените в приложението към закона актове на Европейския съюз, попадне при служител, различен от служителя по чл. 4, на получилия го служител се забранява да разкрива всякаква информация, чрез която би могла да се установи самоличността на сигнализиращото или засегнатото лице. Сигналът се препраща незабавно, без изменения, на служителя по чл. 4, отговарящ за разглеждането на сигнали в Дружеството.
(2) Ако сигнал по ал. 1, който не е от компетентността на Дружеството постъпи директно в Лавена АД, същият незабавно се препраща от служителя по чл. 4 до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) по канала за външно подаване на сигнали.
Чл. 8. (1) В Лавена АД се създава и поддържа електронен Регистър на сигналите, изготвен по образец на КЗЛД. Регистърът съдържа информация, посочена в чл. 18, ал. 2 от ЗЗЛПСПОИН.
(2) Регистърът се води от служителя по чл. 4. Регистърът не е публичен и достъп до него има само служителят по чл. 4.
(3) Редът за воденето на Регистъра се определя с тези Правила, съобразно изискванията на Наредбата по чл. 18, ал. 4 от ЗЗЛПСПОИН.
(4) Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, е длъжен да подават регулярно необходимата статистическа информация към националния орган за външно подаване на сигнали по установения от него ред, включително при наличие на техническа възможност чрез установяване на пряка връзка между регистъра на задълженото лице и регистъра, воден от националния орган за външно подаване на сигнали.
Чл. 9. (1) Електронните документи по сигналите за нарушения се обработват и съхраняват в папки от служителя по чл. 4, организирани в специално създадено работно пространство в инфраструктурата на Дружеството.
(2) Документите на хартиен носител по сигнали се съхраняват от служителя по чл. 4, организирани в отделни преписки в метален шкаф (каса) и по начин, който гарантира тяхната поверителност и сигурност.
(3) Нови документи, касаещи подаден вече сигнал, подлежат на регистриране под същия номер.
(4) Работата с документи по сигнали се осъществява при спазване на Политиката за защита на личните данни в Лавена АД.
ІV. Разглеждане, докладване и произнасяне по сигнали
Чл. 10. (1) След получаване на сигнала, служителят по чл. 4 генерира Уникален идентификационен номер (УИН) от интернет страницата на КЗЛД и регистрира сигнала в Регистъра по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН.
(2) В 7-дневен срок от получаването на сигнала служителят по чл. 4 извършва проверка за редовността на сигнала, потвърждава получаването му, като на сигнализиращото лице се предоставя информация за УИН и дата на регистриране на сигнала.
(3) Ако сигналът не отговаря на изискванията на чл. 15, ал. 2 от ЗЗЛПСПОИН, на сигнализиращото лице се изпраща съобщение за отстраняване на допуснатите нередности в 7-дневен срок от получаване на сигнала.
(4) Ако нередностите по сигнала не бъдат отстранени в срока, посочен в предходната алинея, служителят по чл. 4 съставя и предава доклад до Изпълнителния директор на Лавена АД, който не съдържа индивидуализираща информация за физически лица, подаващи сигнала и/или по някакъв начин засегнати от него, след което връща сигнала на сигнализиращото лице заедно с приложенията към него.
Чл. 11. (1) Всеки сигнал се проверява от служителя по чл. 4 по отношение на неговата допустимост и достоверност. Ако при проверката се установи, че сигналът не попада в обхвата на ЗЗЛПСПОИН и съдържанието му не дава основания да се приема за правдоподобен, се съставя доклад до ръководителя на Дружеството.
(2) Сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, се връщат с указание към подателя за поправка на твърденията и за отговорността, която той носи за набеждаване.
Чл. 12. (1) В случай, че сигналът подлежи на разглеждане, се съставя доклад до Изпълнителния директор на Лавена АД, в който се посочват: предметът на проверката; проверявания период; времето за извършване на проверката с посочване на крайната ù дата; срок за представяне на доклад.
(2) В случай, че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени, служителят по чл. 4:
а) организира предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта може да изисква съдействието на други лица или звена в структурата на Дружеството;
б) съставя и предоставя доклад по случая на Изпълнителния директор на Дружеството, в който се представя информация за сигнала без разкриване на лични данни, освен ако по закон служителят е задължен да разкрие такива, предприетите последващи действия и предложения за предприемане на конкретни мерки, с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението;
в) прилага, като писмени приложения към доклада, събраните в хода на проверката доказателства.
(3) В срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаване на получаването на сигнала, служителят по чл. 4 съставя кратък доклад от името на Дружеството в който накратко се описва информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката, които заедно с мотивите се съобщават писмено на подателя и на засегнатото лице, при спазване на задължението за тяхната поверителност и защита.
Чл. 13. Всички действия на служителя по чл. 4 в хода на работата по сигнала се документират на хартиен и/или на електронен носител.
Чл. 14. При постъпили множество сигнали за по-тежки нарушения се извършва степенуване. С предимство се разглеждат сигнали, когато извършеното нарушение оказва или би могло да окаже значително и трайно във времето отрицателно въздействие върху обществения интерес.
Чл. 15. Достъп до информацията, свързана с подадените сигнали за нарушения, и за защита на самоличността на сигнализиращите лица, се предоставя единствено на служителите, на които тези данни са необходими за изпълнение на служебните им задължения и които са определени като отговорни лица съгласно тези Правила. Предаването на данни и позоваването на обстоятелства не следва да разкрива пряко или косвено самоличността на сигнализиращото лице, както и да създава предположение за неговата самоличност.
Чл. 16. Съставените документи, достъп до които в хода на работата по сигнала се предоставя на лица с оглед тяхната компетентност, не трябва да съдържат данни или информация относно сигнализиращото лице или всякаква друга информация, от която може пряко или непряко да се узнае неговата самоличност.
Чл. 17. Не се събират лични данни, които не са от значение за разглеждане на конкретния сигнал, а ако бъдат случайно събрани, същите се заличават.
V. Условия и мерки за осигуряване на защита
Чл. 18. Лице, подаващо сигнал за нарушения чрез вътрешен или външен канал има право на защита, при условие че е имало основателна причина да счита, че подадената информация за нарушението в сигнала е била вярна към момента на подаването ѝ, и че тази информация попада в обхвата на чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН.
Чл. 19. (1) Забранява се всяка форма на ответни действия спрямо лицата, посочени в чл. 3 на настоящите правила, имащи характера на репресия и поставящи ги в неблагоприятно положение, както и заплахи или опити за такива действия, включително под формата на:
1. временно отстраняване, уволнение или прилагане на друго основание за прекратяване на правоотношението, по което лице полага наемен труд;
2. понижаване в длъжност или забавяне на повишение в длъжност;
3. изменение на мястото или характера на работата, продължителността на работното време или намаляване на възнаграждението;
4. отказ за осигуряване на обучение за поддържане и повишаване на професионалната квалификация на работника или служителя;
5. отрицателна оценка на работата;
6. прилагане на имуществена и/или дисциплинарна отговорност, включително налагане на дисциплинарни наказания;
7. принуда, отхвърляне, заплашване за предприемане на ответни действия или действия, изразени физически, словесно или по друг начин, които имат за цел накърняване на достойнството на лицето и създаване на враждебна професионална среда;
8. пряка или непряка дискриминация, неравностойно или неблагоприятно третиране;
9. отнемане на възможност за преминаване от срочен трудов договор на трудов договор за неопределено време, когато работникът или служителят е имал законно право да му бъде предложена постоянна работа;
10. предсрочно прекратяване на срочен трудов договор или отказ за повторно сключване, когато такова е допустимо по закон;
11. предсрочно прекратяване или разваляне на договор за доставка на стоки или услуги, когато лицето е доставчик.
Заключителни разпоредби
§ 1. Настоящите правила са издадени на основание чл. 13 от ЗЗЛПСПОИН.
§ 2. Настоящите правила са утвърдени със заповед на Изпълнителния директор на Лавена АД и влизат в сила от 17.12.2023 г.
§ 3. Всяко обработване на лични данни, включително обмен или предаване на лични данни от компетентните органи, се извършва в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 и Директива (ЕС) 2016/680, а когато в предаването участват институции, органи, служби или агенции на Европейския съюз - в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725, както и със Закона за защита на личните данни.
§ 4. Служителят по чл. 4 да извършва най-малко веднъж на три години преглед и анализ на практиката по прилагането на настоящите правила и при необходимост да предприема последващи действия за тяхното актуализиране.
§ 5. За неуредените въпроси в настоящите правила се прилагат разпоредбите на ЗЗЛПСПОИН.